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Praktische Tools für die Teamarbeit im Homeoffice

by Bianca

Viele von uns, die bisher im Büro gearbeitet haben, sind aufgrund der Coronakrise von heute auf morgen ins Homeoffice gewechselt. Das ist eine neue Situation, die viele Unsicherheiten mit sich bringen kann. Fragen, für die wir gestern einfach nur ins Büro nebenan gehen mussten, bleiben heute unbeantwortet. Wo soll ich diese Datei speichern? An wen soll ich das fertige Projekt eigentlich schicken? Was mach ich als Nächstes? Warum funktioniert dieses Programm nicht?
Selbst die gemeinsamen Mittagspausen und den Tratsch und Klatsch vermissen wir irgendwie – so allein zu Hause kann es doch ganz schön einsam werden.

In diesem Artikel stellen wir dir einige praktische Tools vor, mit denen du auch aus der Distanz produktiv mit deinem Team zusammenarbeiten kannst.

In Kontakt bleiben

Auch bei der Arbeit zu Hause müssen manchmal Fragen schnell beantwortet werden und wichtige Besprechungen stattfinden. Zum Glück gibt es viele Tools, die uns dabei helfen, mit den Kollegen in Kontakt zu bleiben.

Slack

Slack ist ein professionelles Kollaborationstool, auf dem ihr eure ganze Kommunikation zusammenfassen könnt. Die so genannten Channels dienen gewissermaßen als digitales Büro. Mit dem Chat spart ihr euch unübersichtliche E-Mail-Ketten und ihr könnt darin auch Dokumente austauschen und gemeinsam bearbeiten. Außerdem bietet das Tool eine Video- und Audio-Anruffunktion. Ein weiterer Pluspunkt ist, dass du Slack auch mit über 2000 anderen Apps wie Google Drive integrieren kannst – so baust du dir mit der Zeit deine eigene maßgeschneiderte Lösung.

Zoom

Zoom ist ein praktisches und sehr zuverlässiges Tool für Videoanrufe. Dabei kannst du einen einzigen Kollegen anrufen, wenn ihr schnell etwas besprechen müsst, oder gleich eine ganze Konferenz mit bis zu 1000 Teilnehmern planen. Ihr könnt mit Zoom auch Dateien freigeben, Nachrichten übermitteln oder sogar euren Bildschirm teilen – das ist besonders für Präsentationen, Webinare oder ähnliches sehr praktisch.

Microsoft Teams

Microsoft Teams ist der Nachfolger von Skype for Business und verfügt ebenso wie die anderen beiden Tools über einen Chat, eine Anruf- und Konferenzfunktion und die Möglichkeit, gemeinsam an Dateien zu arbeiten und sie auszutauschen. Ein weiterer wichtiger Vorteil ist aber die mögliche Integration mit Office 365, sodass ihr gemeinsam online an Office-Dateien arbeiten könnt.

Houseparty

Neben all der Arbeit darf natürlich auch der soziale Aspekt nicht verloren gehen. Derzeit liegt die mobile App für Android und iOS Houseparty voll im Trend. Du kannst damit gleichzeitig mit bis zu acht Personen per Videoanruf reden. Und weil du die App auf dein Smartphone herunterlädst, kannst du wirklich immer mit deinem Team in Kontakt treten, auch wenn du den Computer nicht angeschaltet hast – ideal für die sehnlichst vermisste gemeinsame Mittagspause.

Produktives Arbeiten und Projektmanagement

Neben dem direkten Kontakt mit deinem Team ist es natürlich auch wichtig, den Überblick über gemeinsame Projekte zu behalten und sinnvoll zusammen zu arbeiten. Gerade bei großen Teams ist das ohne regelmäßige Besprechungen keine leichte Aufgabe. Aber auch hier gibt es praktische Lösungen.

Google Drive

Google Drive ist ein Filehosting-Dienst, mit dem du und dein Team online auf Dokumente zugreifen und diese bearbeiten könnt. Damit ist es zum Beispiel optimal für die Erstellung von Texten, Tabellen und Präsentationen oder den Dokumententausch geeignet. Alle Mitarbeiter mit einer Zugriffsberechtigung können die entsprechenden Dokumente gemeinsam bearbeiten. Dadurch bleiben sie immer aktuell und das Weiterreichen von Korrekturen entfällt. Sie werden direkt im Text vorgenommen und dokumentiert. Die Kommentarfunktion erleichtert außerdem den Austausch bei Verständnisfragen.

Trello

Trello ist ein sehr vielseitiges Tool für das Projektmanagement, mit dem ihr den Überblick über eure Aufgaben behaltet und den Fortschritt im Team sehen könnt. Ihr könnt die Boards, Listen und Karten in der App ganz einfach an eure Bedürfnisse anpassen, um Projekte zu planen, Aufgaben zu verteilen und generell den Überblick zu behalten. Es gibt auch einen Bot, mit dem ihr viele Aufgaben automatisieren könnt, und die Möglichkeit, andere Apps zu integrieren.

Plan IO

Plan IO ist ein Tool für die Aufgabenverwaltung innerhalb eines Teams mit zugeschriebenen Rollen. Durch eine klare Aufgaben- und Rollenverteilung kannst du Workflows planen und steigerst so die Produktivität deines Teams. Der Projektmanager wird zum Administrator und kann die einzelnen Aufgaben den Projektbeteiligten zuweisen. Dadurch entsteht für alle Beteiligten Transparenz. Außerdem gibt es ein Backgroundzentrum, in dem Mitarbeitende Informationen hinterlegen und in Foren Absprachen treffen können.

Liquidplanner

Liquidplanner ist eine dynamische Projektmanagement-Software mit klassischen Funktionen wie Zeiterfassung, Analysetools und Aufgabenverteilung. Neben der Priorisierung von Aufgaben und Übersicht der Ressourcenverteilung bietet diese PM-Software auch eine Risikoabschätzung. Ergebnisse werden auf Dashboards visualisiert, so dass diese unkompliziert mit Stakeholdern geteilt werden können. Damit ist der Liquidplanner ein besonders umfangreiches Tool, welches dem analogen Projektmanagement sehr nahe kommt, deine Effizienz jedoch steigern kann.

Toggl Plan

Toggl Plan bietet eine grafische Übersicht über alles, was das Team gerade tut. Die Projektmanagement-Apps hat nicht so umfangreiche Funktionen wie die anderen Lösungen, ist durch ihre Klarheit aber trotzdem eine unserer Favoriten. Du siehst hier auf einem Blick, woran der Rest des Teams gerade arbeitet und was deine nächsten Aufgaben sind. Diese Übersichtlichkeit macht diese App eigentlich unentbehrlich für jede Teamarbeit.

Weitere praktische Tools

Teamviewer

Der Teamviewer ist ein absolutes Muss auf deinem Computer. Wir alle kommen irgendwann nicht mehr weiter und brauchen dann Hilfe vom Support. Da du deinen Laptop aus dem Homeoffice schlecht zum Support bringen  kannst, solltest du unbedingt den Teamviewer installieren. Über diese App kannst du einem Techniker den Remote-Zugriff auf deinen Computer gewähren, damit er das Problem für dich behebt.

Doodle

Wenn in größeren Teams Termine abgesprochen werden müssen, kann das zu ewig langen Chat-Unterhaltungen oder E-Mail-Ketten führen, bei denen am Ende jeder den Überblick verliert. Das Mittel gegen dieses Chaos nennt sich Doodle! Mit der App kannst du einfach einen Kalender erstellen, auf dem dann jeder einträgt, wann er Zeit hat. So sehen alle auf einen Blick, wann der beste Termin für die nächste Videokonferenz ist. Wie haben wir uns eigentlich bisher ohne Doodle organisiert?

Wie du siehst, gibt es unzählige Lösungen für fast alle Probleme. Analysiere am besten gemeinsam mit deinem Team, welche Apps euch am besten unterstützen und arbeitet dann alle mit der gleichen Anwendung. Denn zu viel des Guten wird euch nicht produktiver machen, sondern nur von der Arbeit ablenken.

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