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Zeitmanagement: Mit der richtigen Planung zu mehr Produktivität

by Bianca
Zeitmanagement: Mit der richtigen Planung zu mehr Produktivität

Zeit ist Geld. Für kaum eine andere Berufsgruppe, ist dieser Satz so zutreffend. Besonders als Freelancer brauchst du ein gutes Gespür dafür, wie du das meiste aus deiner Zeit herausholen kannst. Während du bei der Arbeit im Büro an eine Reihe von Regeln und Abläufe gebunden bist, bist du als Freelancer frei von festen Arbeitszeiten und kannst arbeiten wann und wo du willst.

Genau darin steckt die Herausforderung: Da dir niemand sagt, was du tun sollst, benötigt es eine große Portion Selbstdisziplin. Wenn du an mehreren Projekten gleichzeitig arbeitest, kann es schon einmal überwältigend werden, insbesondere wenn du dir die Zeit nicht richtig einteilst. Du brauchst feste Strukturen und Routinen, um dich nicht in deiner Freiheit zu verlieren und den Ablenkungen hinzugeben. Aber keine Sorge: Zeitmanagement kannst du lernen. Mit dem richtigen Zeitmanagement, wird es dir gelingen qualitativ hochwertigere Arbeit in kürzerer Zeit zu erledigen, während du mehr Freiraum für dich selbst gewinnst.

Es gibt viele Methoden, wie Du deinen Alltag besser strukturieren und so Dein Zeitmanagement verbessern kannst. Wir geben Dir hilfreiche Tipps für Dein persönliches Zeitmanagement: Mit der richtigen Planung arbeitest Du produktiver und erhälst dadurch wiederum mehr Freizeit.

Zeitmanagement Tipp #1: To-Do-Listen erstellen

Eine der besten Möglichkeiten, deine kostbare Zeit zu verwalten, ist die Erstellung einer To-Do-Liste. Hierbei schreibst Du Deine Aufgaben und To-dos auf einen Zettel und priorisierst diese. Die Liste hilft dir dabei, deine Konzentration und Aufmerksamkeit aufrechtzuerhalten. Es gibt dazu einige spezifische Verfahren, die du verwenden kannst, wie die Eisenhower-Matrix oder die Urgent-Important Matrix. Diese Tools helfen dir, deine Zeit in vier Bereiche zu unterteilen:

  • Zuerst bearbeiten
  • Planen
  • Delegieren
  • Nicht tun

Auf diese Weise erhältst du einen Überblick über all deine Aufgaben und kannst planen, welche Du davon zuerst erledigen solltest, welche Du delegieren kannst und welche später anfallen beziehungsweise bearbeitet werden können. Als Freelancer ist es oft so, dass du Aufträge von verschiedenen Kunden hast, die alle dringend bearbeitet werden müssen. Eine realisierbare To-Do-Liste ist dann der erste Schritt, um deine Zeit zu verwalten und deine Deadlines und Ziele einzuhalten.

Zeitmanagement Tipp #2: Halte dich von Ablenkungen fern

Im Gegensatz zu Büroangestellten arbeitest du als Freelancer in der Regel allein und es gibt keinen Vorgesetzten, der deine Arbeitsweise überprüft. Du bist verantwortlich für die Verwaltung deiner Zeit und kannst dich daher leicht in etwas anderem verlieren. Eine der Hauptursachen für eine eingeschränkte Produktivität bei Freelancern ist zum Beispiel Social Media. Es lenkt ab, zerstört deinen Zeitplan und verlagert den Fokus weg von den wichtigen Aufgaben, die du erledigen solltest. Das Überprüfen deiner E-Mails, das Einloggen in Facebook oder das Scrollen in Twitter kann viel Zeit in Anspruch nehmen. Daher ist es wichtig, den Tag bereits im Voraus zu planen und Platz für die Prioritäten zu schaffen. Außerdem kannst du eine Liste mit potentiellen Ablenkungen erstellen, die deiner Produktivität schaden und diese für einen anderen Zeitraum einplanen. Bedenke dabei auch immer, dass jede kleinste Ablenkung Deinen Fokus verschiebt und Du Dich wieder in Deine Aufgaben einarbeiten musst. Arbeitest Du jedoch fokussiert und verzichtest auf jegliche Ablenkungen, wirst Du Deine Ziele schneller erreichen und Dir steht somit wiederum mehr freie Zeit zur Verfügung. Du wirst sehen, welch positive Auswirkungen der richtige Fokus auf deine Produktivität hat.

Zeitmanagement Tipp #3: Strukturiere deinen Zeitplan

Einer der wichtigsten Punkte zur Steigerung deiner Produktivität und Erreichung eines guten Zeitmanagements ist die Strukturierung des gesamten Arbeitsplanes. Die Strukturierung der Arbeitszeit gibt dir einen Überblick darüber, was für den Tag zu bewältigen ist. Das ist gerade als Freelancer unerlässlich, denn man arbeitet nicht nur mit Kunden, sondern muss sich auch auf Dinge wie die Gewinnung neuer Kontakte konzentrieren, Details wie Steuern oder Abrechnungen und vieles mehr beachten. Ein Trick bei der Strukturierung ist die Aufteilung der Aufgaben in kleinere Teilbereiche. So setzt Du Dir zum einen klare Ziele. Zum anderen erscheint Dir der Arbeitsaufwand geringer, wenn Du diesen in kleineren Blöcken visualisierst. Dringende Aufgaben kannst du zuerst erledigen oder gleichartige Aufgaben nacheinander bearbeiten. Dies gibt dir einen zusätzlichen Motivationsschub, sobald Du eine Aufgabe erledigt hast.

Auch Checklisten oder Post-it-Zettel helfen Dir bei der Strukturierung Deiner Aufgaben und Zeitplanung. Wichtige Dinge stellst Du oben auf Deine Liste, kleine Aufgaben weiter unten. Nach jeder erledigten Aufgabe kannst Du diese abhaken. So hast Du auch den Fortschritt Deiner Arbeit immer vor Augen.

Zeitmanagement Tipp #4: Finde das passende System

Der Ansatz des Zeitmanagements kann von Person zu Person unterschiedlich sein. Jeder hat einen bestimmten Zeitraum am Tag, an dem er am produktivsten ist. Es gibt wirklich keine Regeln oder Richtlinien, die für alle gelten. Dementsprechend hängt effektiveres Zeitmanagement auch direkt mit dem eigenen Selbstmanagement zusammen. Du kannst verschiedene Zeiten und Herangehensweisen ausprobieren, Bücher über Zeitmanagement lesen, Seminare über Produktivität besuchen und im Internet nach Tipps suchen. Am Ende musst du selbst herausfinden, was für dich am besten funktioniert. Wenn du den für dich passenden Plan entdeckt hast, gestaltet sich dein Arbeitstag wesentlich reibungsloser und angenehmer. Du verringerst Stress und kannst eine positive Work-Life-Balance erlangen.

Neben dem Zeitmanagement beeinflusst auch Deine Arbeitsumgebung Deine Produktivität. Wir haben für Dich 8 Tipps für eine angenehmen Arbeitsumgebung im Home Office zusammengefasst.

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